Aumentando a eficiência de sua empresa com um CRM
Teoricamente, se a sua empresa possui um bom conhecimento sobre seus clientes, ela pode desenvolver estratégias de marketing que correspondem com as necessidades específicas dos mesmos – e acabar aumentando suas vendas. Mas como seria possível adquirir, armazenar e organizar informações sobre os seus clientes? Bem, é exatamente para isso que os sistemas de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (ou CRM como passaremos a chamar de agora em diante, que é a sigla em inglês para Customer Relationship Management.) existem. Eles podem te ajudar a aumentar suas vendas e ter um controle maior sobre os acordos fechados na sua empresa.
Um sistema de CRM pode ser uma poderosa ferramenta na hora de alavancar suas vendas e de traçar estratégias de marketing. Ao salvar todos os contatos de seus clientes no sistema, você poderá classificá-los de acordo com suas preferências, seu padrão de vida, e até mesmo de acordo com a idade, gênero ou o local em que vivem. Um sistema de CRM permite com que você crie uma imagem detalhada dos gostos, hábitos e das necessidades dos seus clientes para que você saiba exatamente como abordá-los. Além disso, o sistema permite com que você identifique os clientes mais lucrativos, ou os mais promissores, e utilize mensagens de marketing e ofertas elaboradas especialmente para eles.
Organize sua empresa
Quando você é responsável por uma empresa, há diversas tarefas que precisam ser executadas ao mesmo tempo. E as vezes você pode acabar perdendo uma oportunidade por não saber exatamente quando realizar certa tarefa. O CRM deixa tudo agendado para que você saiba o que será necessário fazer durante o dia, a semana, o mês e até mesmo durante o ano. Tá certo, um calendário também faz isso, ou uma agenda, ou um bom assistente, ou até mesmo um aplicativo de lembretes. Mas o sistema de CRM permite que você classifique suas tarefas de acordo com a natureza delas, o que permite que você possa buscar somente as tarefas que “aumentarão efetivamente um determinado ciclo de vendas”, “que estão associadas com uma oportunidade de negócio” ou que “estão relacionadas com estratégias de marketing”.
O sistema de CRM permite que você veja exatamente quais tarefas estão sendo direcionadas para qual acordo, podendo assim fazer ajustes e corrigir erros comuns. Empreendedores bem organizados sabem que o planejamento é importante para reservar seu tempo para a realização de outras tarefas. Um sistema de CRM não pode priorizar tudo para você, mas ele pode te ajudar nisso também. Ele pode te lembrar de seus horários já reservados, repetir o aviso se necessário, e ainda te avisar se você estiver tentando agendar duas coisas para o mesmo horário.
Uma vez que os dados de suas tarefas já foram registrados no sistema, você pode quantificar seus resultados de acordo com os relatórios gerados. Com os dados inseridos, você receberá previsões precisas sobre quanto trabalho terá que ser realizado, quanto lucro você terá, quais acordos estão te trazendo mais lucro e quais devem ou não ser fechados.
Melhore e gerencie suas vendas
Gerentes de vendas bem sucedidos sabem que eles dependem de sua equipe. Toda a equipe de vendas deve estar envolvida em satisfazer as necessidades do cliente ao oferecer-lhe o produto certo. E exatamente por isso, é necessário observar cuidadosamente cada movimento feito pelos membros da equipe. Certo, mas como o CRM ajudaria nisso?
Bem, primeiramente, o sistema permite que você crie uma metodologia de vendas. Dessa maneira, os representantes de venda terão um passo-a-passo que deverá ser seguido desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento do contrato e o acompanhamento de vendas. A quantia de detalhes dessa metodologia só depende de você.
Uma vez que isso for feito, os gerentes podem monitorar suas vendas e ver exatamente onde está a dificuldade do grupo. Caso o grupo todo tenha a mesma fraqueza, talvez um treinamento específico seja necessário para que as fraquezas de seus produtos não fiquem expostas e para que seus concorrentes não se aproveitem delas. Caso apenas um funcionário apresente um problema em alguma etapa, uma reunião particular pode ser a solução.
Padronize seu atendimento
O sistema de CRM também serve para padronizar o atendimento. Não importa quantas vezes um cliente entre em contato com você, é necessário que você o trate da mesma maneira todas as vezes e que as informações fornecidas sejam consistentes. Afinal, como se pode confiar em uma empresa que fornece informações diferentes a cada contato? Também é necessário agilizar as vendas para que os acordos sejam fechados com o menor número de ligações possíveis.
Utilize os relatórios
Já foi dito aqui que os relatórios gerados pelo sistema permite com que você tenha uma noção do futuro da sua empresa, de quais contratos devem ser fechados e quais devem ser recusados, de quanto lucro sua empresa está gerando, etc. Mas além disso, o CRM te dá relatórios ainda mais detalhados com informações como “quantas ligações foram feitas para fechar aquele contrato”, “quantas reuniões”, “quantos contratos foram fechados”, “quantas propostas foram feitas”, etc. Esse tipo de relatório é importantíssimo para que o gerente ou empreendedor saiba exatamente onde investir e quais erros corrigir.
Conheça os softwares
Bom, existem diversas opções de CRM no mercado e cada uma tem seus pontos altos e baixos. Na hora de escolher é importante estudar qual serviço funcionará melhor com a sua equipe e com o orçamento da empresa. Segue abaixo uma lista com os principais CRMs da atualidade:
1. Highrise – O Highrise permite com que você controle todos os seus contatos, e-mails, follow-ups, propostas, lista de afazeres e muito mais. Apesar de não ter um sistema de e-mail nem agenda de contatos embutida, você pode importar todas as mensagens enviadas do seu serviço favorito e integrar todos os seus compromissos com o Google Agenda. O serviço ainda possui uma versão para iPad e iPhone que deixa tudo mais prático.
Além disso, o Highrise exibe os tweets de seus contatos e possui integração com o Basecamp, o software de gestão de projetos da 37 Signals. O serviço não exige instalação e sua versão mais popular custa US$ 49 dólares, comportando 15 usuários.
1. Salesforce – O Salesforce é um dos softwares mais completos do mercado. Possui sistema de e-mails, agenda, app store, versão mobile e módulo de conteúdo para armazenamento de PPTs de apoio a vendas. Entretanto, o preço é um pouco salgado. Na sua versão mais simples, o serviço custa US$15 dólares por usuário.
3. ZohoCRM – O ZohoCRM é como uma versão mais básica do Salesforce. As propostas e a interface são bastante parecidas. A Zoho tem sistema de e-mail, integração com o Outlook, agenda da Google e vários outros recursos. Um de seus pontos altos é que ele possui uma versão gratuita, que comporta até 3 usuários.
4. SugarCRM – O SugarCRM é um serviço que nasceu com a intensão de ser OpenSource mas acabou evoluindo para uma versão paga com o tempo. Por ser OpenSource, o serviço é robusto e possui dezenas de recursos, além de sua versão para iPad e iPhone estar em constante evolução.
Se a sua empresa tem profissionais de TI com tempo e conhecimento suficiente, você pode fazer o download do SugarCRM em sua versão OpenSource e adaptar com suas próprias configurações. Entretanto se quer algo já configurado e prático, é só utilizar a versão paga. Os preços são bastante parecidos com os da Salesforce.
Conclusão
Agora já ficou claro que, se bem implementado, o CRM pode aumentar as vendas de sua companhia e melhorar o relacionamento com seus clientes. A utilização correta do CRM consiste em planejamento, determinação, mais planejamento, e na utilização correta dos dados para não gastar tempo ou dinheiro nas áreas erradas. Com isso, essas informações podem ser utilizadas para traçar estratégias e procedimentos realmente eficazes.
Um sistema de CRM pode ser uma poderosa ferramenta na hora de alavancar suas vendas e de traçar estratégias de marketing. Ao salvar todos os contatos de seus clientes no sistema, você poderá classificá-los de acordo com suas preferências, seu padrão de vida, e até mesmo de acordo com a idade, gênero ou o local em que vivem. Um sistema de CRM permite com que você crie uma imagem detalhada dos gostos, hábitos e das necessidades dos seus clientes para que você saiba exatamente como abordá-los. Além disso, o sistema permite com que você identifique os clientes mais lucrativos, ou os mais promissores, e utilize mensagens de marketing e ofertas elaboradas especialmente para eles.
Organize sua empresa
Quando você é responsável por uma empresa, há diversas tarefas que precisam ser executadas ao mesmo tempo. E as vezes você pode acabar perdendo uma oportunidade por não saber exatamente quando realizar certa tarefa. O CRM deixa tudo agendado para que você saiba o que será necessário fazer durante o dia, a semana, o mês e até mesmo durante o ano. Tá certo, um calendário também faz isso, ou uma agenda, ou um bom assistente, ou até mesmo um aplicativo de lembretes. Mas o sistema de CRM permite que você classifique suas tarefas de acordo com a natureza delas, o que permite que você possa buscar somente as tarefas que “aumentarão efetivamente um determinado ciclo de vendas”, “que estão associadas com uma oportunidade de negócio” ou que “estão relacionadas com estratégias de marketing”.
O sistema de CRM permite que você veja exatamente quais tarefas estão sendo direcionadas para qual acordo, podendo assim fazer ajustes e corrigir erros comuns. Empreendedores bem organizados sabem que o planejamento é importante para reservar seu tempo para a realização de outras tarefas. Um sistema de CRM não pode priorizar tudo para você, mas ele pode te ajudar nisso também. Ele pode te lembrar de seus horários já reservados, repetir o aviso se necessário, e ainda te avisar se você estiver tentando agendar duas coisas para o mesmo horário.
Uma vez que os dados de suas tarefas já foram registrados no sistema, você pode quantificar seus resultados de acordo com os relatórios gerados. Com os dados inseridos, você receberá previsões precisas sobre quanto trabalho terá que ser realizado, quanto lucro você terá, quais acordos estão te trazendo mais lucro e quais devem ou não ser fechados.
Melhore e gerencie suas vendas
Gerentes de vendas bem sucedidos sabem que eles dependem de sua equipe. Toda a equipe de vendas deve estar envolvida em satisfazer as necessidades do cliente ao oferecer-lhe o produto certo. E exatamente por isso, é necessário observar cuidadosamente cada movimento feito pelos membros da equipe. Certo, mas como o CRM ajudaria nisso?
Bem, primeiramente, o sistema permite que você crie uma metodologia de vendas. Dessa maneira, os representantes de venda terão um passo-a-passo que deverá ser seguido desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento do contrato e o acompanhamento de vendas. A quantia de detalhes dessa metodologia só depende de você.
Uma vez que isso for feito, os gerentes podem monitorar suas vendas e ver exatamente onde está a dificuldade do grupo. Caso o grupo todo tenha a mesma fraqueza, talvez um treinamento específico seja necessário para que as fraquezas de seus produtos não fiquem expostas e para que seus concorrentes não se aproveitem delas. Caso apenas um funcionário apresente um problema em alguma etapa, uma reunião particular pode ser a solução.
Padronize seu atendimento
O sistema de CRM também serve para padronizar o atendimento. Não importa quantas vezes um cliente entre em contato com você, é necessário que você o trate da mesma maneira todas as vezes e que as informações fornecidas sejam consistentes. Afinal, como se pode confiar em uma empresa que fornece informações diferentes a cada contato? Também é necessário agilizar as vendas para que os acordos sejam fechados com o menor número de ligações possíveis.
Utilize os relatórios
Já foi dito aqui que os relatórios gerados pelo sistema permite com que você tenha uma noção do futuro da sua empresa, de quais contratos devem ser fechados e quais devem ser recusados, de quanto lucro sua empresa está gerando, etc. Mas além disso, o CRM te dá relatórios ainda mais detalhados com informações como “quantas ligações foram feitas para fechar aquele contrato”, “quantas reuniões”, “quantos contratos foram fechados”, “quantas propostas foram feitas”, etc. Esse tipo de relatório é importantíssimo para que o gerente ou empreendedor saiba exatamente onde investir e quais erros corrigir.
Conheça os softwares
Bom, existem diversas opções de CRM no mercado e cada uma tem seus pontos altos e baixos. Na hora de escolher é importante estudar qual serviço funcionará melhor com a sua equipe e com o orçamento da empresa. Segue abaixo uma lista com os principais CRMs da atualidade:
1. Highrise – O Highrise permite com que você controle todos os seus contatos, e-mails, follow-ups, propostas, lista de afazeres e muito mais. Apesar de não ter um sistema de e-mail nem agenda de contatos embutida, você pode importar todas as mensagens enviadas do seu serviço favorito e integrar todos os seus compromissos com o Google Agenda. O serviço ainda possui uma versão para iPad e iPhone que deixa tudo mais prático.
Além disso, o Highrise exibe os tweets de seus contatos e possui integração com o Basecamp, o software de gestão de projetos da 37 Signals. O serviço não exige instalação e sua versão mais popular custa US$ 49 dólares, comportando 15 usuários.
1. Salesforce – O Salesforce é um dos softwares mais completos do mercado. Possui sistema de e-mails, agenda, app store, versão mobile e módulo de conteúdo para armazenamento de PPTs de apoio a vendas. Entretanto, o preço é um pouco salgado. Na sua versão mais simples, o serviço custa US$15 dólares por usuário.
3. ZohoCRM – O ZohoCRM é como uma versão mais básica do Salesforce. As propostas e a interface são bastante parecidas. A Zoho tem sistema de e-mail, integração com o Outlook, agenda da Google e vários outros recursos. Um de seus pontos altos é que ele possui uma versão gratuita, que comporta até 3 usuários.
4. SugarCRM – O SugarCRM é um serviço que nasceu com a intensão de ser OpenSource mas acabou evoluindo para uma versão paga com o tempo. Por ser OpenSource, o serviço é robusto e possui dezenas de recursos, além de sua versão para iPad e iPhone estar em constante evolução.
Se a sua empresa tem profissionais de TI com tempo e conhecimento suficiente, você pode fazer o download do SugarCRM em sua versão OpenSource e adaptar com suas próprias configurações. Entretanto se quer algo já configurado e prático, é só utilizar a versão paga. Os preços são bastante parecidos com os da Salesforce.
Conclusão
Agora já ficou claro que, se bem implementado, o CRM pode aumentar as vendas de sua companhia e melhorar o relacionamento com seus clientes. A utilização correta do CRM consiste em planejamento, determinação, mais planejamento, e na utilização correta dos dados para não gastar tempo ou dinheiro nas áreas erradas. Com isso, essas informações podem ser utilizadas para traçar estratégias e procedimentos realmente eficazes.